Vorlage Kandidaten Persona
Lesedauer: ca. 12 Minuten
Zahnarztpraxen suchen regelmäßig neue Mitarbeiter, um ihre Teams zu erweitern und zu verstärken. Egal ob Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA), Zahnmedizinische Fachassistenten (ZMF), Zahnmedizinische Verwaltungsassistenten (ZMV), Zahnmedizinische Prophylaxeassistenten (ZMP) oder Dentalhygieniker (DH) – Passende Mitarbeiter zu finden ist heutzutage absolut nicht mehr einfach!
Die besten Leute sind nicht aktiv auf Jobsuche. Geschweige denn sind sie arbeitslos. Veröffentlichen Sie als Zahnarzt eine offene Stelle auf Jobbörsen, in lokalen Printmedien oder in den Stellenanzeigen der Landeszahnärztekammern flattern oft nur wenige Bewerbungen herein. Meist passen diese dann auch nicht wirklich auf die offene Stelle.
Daher ist es heute wichtiger denn je, neue Wege zu gehen und potenzielle Mitarbeiter dort zu erreichen, wo sie sich auch aufhalten.
Um das zu erreichen, habe ich für Sie hier die wichtigsten 3 Schritte ausführlich aufbereitet, wie Sie Ihre Suche nach passenden Mitarbeitern erleichtern und die Kosten für die Mitarbeitergewinnung dabei noch senken können.
Das erwartet dich in diesem Artikel:
Schritt 1: Definieren Sie Ihren Wunschkandidaten!
Für die Suche nach dem perfekten Mitarbeiter ist es wichtig, dass Sie zunächst einmal klar definieren, wonach Sie überhaupt suchen. Das hört sich im ersten Moment eigentlich logisch an. Doch genau an diesem Punkt machen viele schon die ersten Fehler. Es wird nach alten Stellenausschreibungen gesucht und dann einfach alles nötige raus kopiert und wiederverwendet. Oder Sie schauen einfach was der Kollege aus der Nachbarschaft so ausschreibt.
Es ist jedoch wirklich absolut wichtig, dass Sie ein für Sie und Ihre Praxis passendes Profil Ihres Wunschkandidaten erstellen. Dieses Profil bezeichnet man auch als „Kandidaten Persona“ oder im englischen auch „Candidate Persona“ genannt.
Mit dieser Kandidaten Persona finden Sie heraus, was Ihren zukünftigen Mitarbeiter antreibt, was ihn bewegt, wofür er steht. Letztendlich wissen Sie dadurch auch, wo Sie Ihre Bewerber finden und wie Sie diese ansprechen müssen.
Eine Kandidaten Persona ist eine Art geistige Schablone für Ihren perfekten fiktiven Bewerber.
Folgende Faktoren werden unter anderem bei einer Kandidaten Persona berücksichtigt:
- Ein fiktiver Name
- Ein fiktives Foto
- Die jeweilige Funktion, die diese Person ausfüllen soll
- Ein beispielhafter Werdegang bzw. Aus-/Weiterbildungen
- Hypothetische Angaben zum Privatleben
- Ein fiktives Alter
- Fiktive Hobbys
- Ein fiktiver Wohnort
- Vermutete Persönlichkeit
- Vermutete Soft Skills
- Vermutete Kanäle, auf denen die Person zu finden ist
- Angenommene Wünsche
- Vermutete Erwartungen an den Arbeitgeber / die Praxis
- Vermutete Ängste oder Schmerzen in Bezug auf die Stelle / die Praxis
- Angenommenes Kernbedürfnis
- Wie Sie das Kernbedürfnis lösen möchten
Lassen Sie sich von dieser Auflistung nicht abschrecken. Ich weiß, es ist anfangs gar nicht einfach eine Kandidaten Persona zu erstellen.
Deshalb habe ich für Sie eine Vorlage für eine Kandidaten Persona erstellt. Am Ende dieses Artikels können Sie diese samt Beispiel und Ausfüllhilfe herunterladen.
Die folgenden Tipps sollen Sie dabei unterstützen, Ihre Kandidaten Persona auszufüllen:
- „Übung macht den Meister“ – Je öfter Sie eine Kandidaten Persona erstellen, desto leichter geht es Ihnen von der Hand
- Machen Sie sich ein genaues Bild der Stelle die besetzt werden soll
- Befragen Sie aktuelle Mitarbeiter die Ihrem perfekten Wunschkandidaten sehr nahe kommen und erstellen Sie basierend darauf die Kandidaten Persona
- Geben Sie Ihrer Kandidaten Persona ein Gesicht – Auf der Website Unsplash finden Sie passende Bilder dafür
- Drucken Sie Ihre Kandidaten Persona aus und hängen sie im Büro auf – So haben Sie sie immer vor Augen und können diese um Punkte ergänzen, die Ihnen gerade einfallen
Vorteile der Kandidaten Persona:
- Sie kennen die Bedürfnisse Ihrer Kandidat:innen und können gezielt auf diese eingehen.
- Sie können später im Bewerbungsprozess Ihre Bewerber damit bewerten
- Sie wissen, wie Sie Ihre Zielgruppe ansprechen müssen
- Sie wissen, wo Sie Ihre Zielgruppe finden
Nachdem Sie nun wissen, wie Ihr Wunschkandidat aussieht und wo er zu finden ist, geht es in Schritt 2 nun darum, dass Ihre Praxis sichtbar wird und alle passenden Leute sehen, dass Sie ein absolut cooler Arbeitgeber sind und gerade nach neuen Mitarbeitern suchen.
Schritt 2: Nutzen Sie Social Media um Mitarbeiter zu finden!
Social Media ist für Zahnarztpraxen mittlerweile ein unerlässliches Werkzeug geworden, um passende Mitarbeitern zu finden.
Dank der riesigen Reichweite, die Social Media bietet, können Sie ganz leicht ein breites Publikum erreichen und potenzielle Bewerber für ihre Stellen ansprechen.
Auf Facebook zum Beispiel sind in Deutschland monatlich rund 32.000.000 Menschen aktiv. Auf Instagram sind es 21.000.000. LinkedIn hat 15.000.000 und XING knapp 18.500.000 Mitglieder. (Zahlen Stand 10.2022).
Was es bedeutet, lediglich 0,5% der aktiven Nutzer von Facebook & Co. zu erreichen, können Sie sich sicher vorstellen.
In der Kandidaten Persona haben Sie bereits ermittelt, bzw. vermutet, auf welchen sozialen Netzwerken Ihr Wunschkandidat unterwegs sein könnte. Erstellen Sie auf jeder dieser Plattformen ein Profil für Ihre Praxis. Bitte nutzen Sie dafür nicht Ihr privates Profil, sondern die dafür vorgesehen „Seiten“ oder „Unternehmensseiten“.
Laden Sie auf jedem Profil Ihr Praxislogo hoch. Das Logo muss so gestaltet sein, dass es auf einer quadratischen und auch einer kreisrunden Fläche dargestellt werden kann. Verwenden Sie also am besten ein quadratisches Bild Ihres Logos.
Die meisten sozialen Netzwerke bieten außerdem die Möglichkeit, ein Titel- oder Headerbild hochzuladen. Die Abmessungen hier sind bei jeder Plattform anders.
Hier eine Auflistung nützlicher Links zu den Größen von Titel-, Header- oder Titelbildern auf Social Media:
- Facebook – Maße der Profil- und Titelbilder für Seiten: https://www.facebook.com/help/125379114252045/
- Instagram – Profilbild und andere Formate: https://www.techsmith.de/blog/instagram-formate/#instagram-profilbild
- LinkedIn: https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/a563310/bildspezifikationen-fur-ihre-unternehmensseiten-und-karriereseiten?lang=de
Entscheidend bei Logo und Titel-/Headerbild ist, dass Sie überall die selben Bilder verwenden. Das steigert die Wiedererkennung Ihrer Praxis deutlich!
Die unterschiedlichen Netzwerke bieten unterschiedlich umfangreiche Möglichkeiten um mehr Infos über Ihre Praxis anzugeben. Versuchen Sie hier soviel wie möglich auszufüllen und somit allen Interessenten bekannt zu machen. Diese Interessenten können Bewerber aber auch Patienten sein.
Das ist nämlich ein netter Nebeneffekt, wenn Ihre Praxis auf Social Media aktiv ist. Nicht nur mögliche Bewerber werden auf Sie aufmerksam, sondern auch potenzielle Patienten!
Nachdem Sie nun alles vorbereitet haben, gehts nun an die Reichweite.
Posten Sie regelmäßig aus dem Praxisalltag. Zeigen Sie, weshalb man unbedingt bei Ihnen arbeiten sollte. Zeigen Sie, was Ihre Praxis einzigartig macht. Posten Sie über soziale Dinge. Versuchen Sie Dinge zu posten, die andere liken und teilen. Mit der Zeit bekommen Sie ein Gefühl dafür, welche Inhalte bei Ihrer Zielgruppe gut funktionieren.
Versuchen Sie auch mal ein kurzes Video zu drehen. Erfahrungsgemäß laufen hier ganz normale Hochkantvideos, die Sie mit Ihrem Smartphone aufnehmen am besten.
Das wichtigste ist, dass alles echt und authentisch ist.
Wollen Sie nun eine offene Stelle besetzen, posten Sie Ihr Jobangebot auf den Profilen.
Schreiben Sie einen Text, der dafür sorgt, dass Nutzer der sozialen Netzwerke bei Ihrem Jobposting das scrollen stoppen und auf „Mehr anzeigen“ etc. klicken. Die Nutzer sollen den gesamten Jobpost lesen und letztendlich klicken, damit sie zur Bewerbung kommen. Nutzen Sie hier einen effektiven CTA (Call-to-action).
Unterstützt wird das ganze durch ein ansprechendes Bild oder ein kurzes Video. Auch hier wieder: Smartphone Video in Hochformat reicht. Authentisch ist besser als Hochglanz.
Verarbeiten Sie in dem Text alles, was Sie mit Hilfe der Kandidaten Persona definiert haben. So finden Sie genau die Ansprache, die Ihre Wunschkandidaten anspricht.
PRO TIPP:
Richtig effektiv werden Ihre Jobpostings, wenn Sie diese in Form von Werbeanzeigen in die sozialen Netzwerke bringen. Dies nennt man „Social Performance Recruiting“. Damit sind Bewerbungen nahezu garantiert.
Sie erreichen auf diese Art und Weise den passiven Bewerbermarkt. Also die Leute, die nicht aktiv auf Jobsuche sind. Und genau deshalb ist Social Performance Recruiting so effektiv und verhilft Ihnen zu TOP-Mitarbeitern.
Nun haben wir mit Hilfe der Kandidaten Persona Jobpostings auf den Profilen der sozialen Netzwerken gepostet. Jetzt müssen wir dem potenziellen Bewerber noch die Bewerbung an sich ermöglichen.
Schritt 3: Bieten Sie Ihren Bewerbern ein einmaliges Bewerbungserlebnis mit Bewerbungs-Funnels!
Dies tun wir, indem wir einen mobilen Funnel für die Bewerbung erstellen.
Heutzutage spielt sich alles fast nur noch auf dem Smartphone ab. Die wenigsten Menschen haben Anschreiben und Lebenslauf auf ihrem Smartphone. Deshalb empfehle ich meinen Kunden komplett auf diese Dokumente zu verzichten.
Sie werden sich jetzt sicherlich denken, dass sich dann ja jeder bewirbt, auch wenn er überhaupt nicht passend ist für die Stelle.
Im Normalfall ist dem nicht so. Auf der einen Seite haben wir durch die Kandidaten Persona einen Text für den Jobpost geschrieben, der nur Leute zum Klicken animieren soll, die auch unserem Wunschkandidaten entsprechen. Auf der anderen Seite setzen wir für die Bewerbung auf einen mobilen Bewerbungs-Funnel.
Diesen müssen Sie sich wie ein Quiz vorstellen. Ein paar gezielte psychologisch optimierte Fragen erlauben es uns, genau die Bewerber durchzulassen, die wirklich zu Ihrer Praxis passen. Der Rest wird disqualifiziert. So sparen Sie sich auch aufwändiges Auswerten von Bewerbungen und Lebensläufen, optimieren dadurch Ihren Bewerbungsprozess und können somit günstiger Mitarbeiter einstellen.
Für den Bewerber ist es ein einmaliges Erlebnis, das er so wahrscheinlich noch nicht oft gesehen hat.
Ziel soll es sein, dass Bewerber maximal 2-3 Minuten brauchen um sich bei Ihnen zu bewerben.
Absolut entscheidend für einen erfolgreichen Social Performance Recruiting Prozess ist, dass Sie sich zeitnah bei Ihren Bewerbern melden. Sie haben sich schnell bei Ihnen bewerben können, also erwarten diese auch eine schnelle Reaktion Ihrerseits.
Die Zeiten von Antworten 6 Wochen nach einer Bewerbung müssen der Vergangenheit angehören.
Je früher Sie sich bei Ihren Bewerbern melden desto besser. Ich empfehle meinen Kunden innerhalb von 48 Stunden zu reagieren.
Im Funnel können Sie die potenziellen Bewerber fragen, wann sie am besten telefonisch erreichbar sind. Nehmen Sie hier die erste Möglichkeit wahr und melden Sie sich bei ihnen.
Wenn Sie noch Fragen an den Bewerber haben, können Sie diese direkt im Telefonat stellen.
Wichtig:
Haben Sie mit „Bewerbung ohne Lebenslauf und Anschreiben“ oder dergleichen geworben, dann ziehen Sie das auch den gesamten Bewerbungsprozess durch. Fordern Sie diese Dokumente dann nicht nach. Viele bewerben sich genau wegen der Einfachheit. Sie würden diesen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern zunichte machen.
Stellen Sie stattdessen im Telefonat oder Vorstellungsgespräch geschickt fragen, die Ihnen die Antworten auf Dinge liefern, die Sie normalerweise aus dem Lebenslauf oder Anschreiben wissen möchten.
Wie erstellen Sie diesen Funnel?
Es gibt diverse Tools, mit denen man Bewerber-Funnel erstellen kann. Sie können einfach mal nach „Funnel Software“ in der Suchmaschine Ihrer Wahl suchen. Dort werden Ihnen sicherlich einige Anbieter angezeigt.
Sie sollten darauf achten, dass das Tool DSGVO-konform ist, da wir hier mit sensiblen Bewerberdaten zu tun haben. Außerdem ist es sinnvoll, wenn das Tool eine große Auswahl von Anbindungen zu anderen Diensten und Schnittstellen hat. Dadurch können Sie Ihren Bewerbungsprozess noch ein Stück automatisieren und damit effektiver und kostenschonender gestalten.
Fazit
Als Zahnarztpraxis haben Sie eine einzigartige Gelegenheit, um qualifizierte und motivierte Mitarbeiter zu finden. Mit meinen 3 einfachen Schritten können Sie Ihr Praxisteam erfolgreich weiter ausbauen. Befolgen Sie diese Schritte um endlich passende Mitarbeiter zu finden und Ihre Praxis noch erfolgreicher zu machen. Nutzen Sie die Gelegenheit und heben Sie sich von Ihren Mitbewerbern ab!
Eins sei zum Schluss noch erwähnt.
Da wir hier Profile auf sozialen Netzwerken erstellen und mit Bewerberdaten zu tun haben, ist es ratsam mit Ihrem Datenschutzverantwortlichen zu sprechen, bevor man in die Umsetzung geht.
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